Jaarrekening 2018

Geschreven door Lexalert
Foto: Hwan Hyeok Kim  

De Minister voor Rechtsbescherming S. Dekker heeft op 26 april 2019 een brief aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal in Den Haag gestuurd. Het betreft de jaarrekeningen van 2018.

Met ingang van boekjaar 2016 moeten micro- en kleine ondernemingen hun jaarrekening en bijbehorende jaarstukken op digitale wijze deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Middelgrote ondernemingen moeten dat met ingang van boekjaar 2017. 

Ten behoeve van die digitale deponering wordt ieder jaar in opdracht van de KvK in een publiek-privaat samenwerkingsverband een taxonomie opgesteld. De taxonomie is een soort digitaal woordenboek dat wordt verwerkt in software waarmee de jaarrekening digitaal gedeponeerd kan worden. Dat kan op twee manieren.

  1. Ondernemers of hun intermediair (administratiekantoor, accountant etc.) kunnen op de website van de KvK de informatie uit de jaarrekening invoeren en deze deponeren.
  2. Deze taxonomie wordt ook vaak verwerkt in (betaalde) boekhoudsoftware, waarmee direct een jaarrekening kan worden opgesteld en gedeponeerd. Ondernemers kunnen deze softwareproducten aanschaffen, leasen of op een andere manier toegang toe krijgen, waarna ze hun jaarrekening in het juiste formaat kunnen opstellen en kunnen deponeren via Digipoort, de beveiligde verbinding met de KvK.

Blijf gratis en per e-mail op de hoogte over de juridische actualiteit - Schrijf in op de gratis nieuwsbrief

De aanpassingen in de taxonomie en (vooral) de software om een jaarrekening te deponeren, moeten telkens direct na afloop van het boekjaar beschikbaar zijn, zodat al in januari gedeponeerd kan worden over het voorgaande boekjaar. De wijzigingen in de taxonomie voor boekjaar 2018 kwamen in concept daarom al in het voorjaar 2018 beschikbaar. Daarna zijn er enkel nog kleine wijzigingen mogelijk, om de software tijdig aan te passen aan deze taxonomie.

Op 19 september 2018 is een wetswijziging met betrekking tot de inrichting van de jaarrekening in werking getreden die is opgenomen in de Verzamelwet Justitie en Veiligheid 2018. In die wetgeving ontbreekt een aanduiding vanaf welk boekjaar de wetswijzigingen gelden, zodat ze onmiddellijk in werking zijn getreden op voornoemde datum. De relevante organisaties uit de publiek-private samenwerking die betrokken zijn bij de totstandkoming van de taxonomie zijn niet tijdig vanuit mijn ministerie geïnformeerd over de (aanstaande) wetswijziging. Daardoor kon deze niet worden meegenomen in de jaarlijkse update van de taxonomie voor het boekjaar 2018.

De wijzigingen uit de Verzamelwet betreffen een drietal uitsplitsingen van bepaalde posten in de jaarrekening voor micro-, kleine en middelgrote rechtspersonen en twee extra informatie-items. Daarvoor zijn er op de website van de KvK en in de administratiesoftware geen afzonderlijke invulvelden beschikbaar. Om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichting uit de Verzamelwet worden ondernemers erop gewezen dat de betreffende informatie in de tekstuele toelichtingsvelden opgenomen dient te worden. Die ingevulde toelichtingsvelden worden automatisch opgenomen in de jaarrekening bij het deponeren ervan. In de bijlage is aangegeven welke informatie in welke toelichtingsvelden dient te worden vermeld, zodat de jaarrekening alle wettelijk vereiste informatie bevat. Bij het inloggen op de website van de KvK om de jaarrekening te deponeren, zal de ondernemer op de inhoud van deze bijlage worden gewezen. Ik heb organisaties als de KvK, de NBA, de Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen, netwerkorganisatie van accountantskantoren SRA en VNO-NCW/MKB-NL verzocht de bijlage te verspreiden.

Daarnaast wordt de wetswijziging verwerkt in de jaarlijkse update van de taxonomie die aan het eind van dit kalenderjaar plaatsvindt. Daarmee zal de taxonomie die gebruikt zal worden om de jaarstukken over boekjaar 2019 en verder te deponeren, een juiste en volledige set van begrippen bevatten om ook te voldoen aan de eisen die opgenomen zijn in de Verzamelwet. De ontwikkeling van de taxonomie voor de jaarverslaggeving kent een vaste jaarlijkse cyclus, met controle op inhoudelijke en technische kwaliteit, consultatie van de markt en publicatie. In dat kader verricht de Raad voor de Jaarverslaggeving jaarlijks met het Ministerie van EZK overeengekomen werkzaamheden, die zijn gericht op het borgen van de geschiktheid van de Nederlandse Taxonomie voor het deponeren van de jaarrekeningen die zijn opgesteld in overeenstemming met de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening en de normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd. Eventuele onjuistheden, onduidelijkheden, inconsistenties of omissies die als onderdeel van dit proces naar voren komen, worden door de Raad in de vorm van aanbevelingen gerapporteerd aan de desbetreffende NT-partner (de KvK), die verantwoordelijk is voor correctie en vervolmaking van de Nederlandse Taxonomie.

De Verzamelwet is met onmiddellijke ingang in werking getreden en sindsdien zijn er diverse jaarrekeningen gedeponeerd waarin doorgaans geen rekening zal zijn gehouden met de wijzigingen uit die wet. Naar mijn mening zal het eventuele ontbreken van de desbetreffende post(en) doorgaans niet verplichten tot een correctie zoals bedoeld in artikel 2:362 lid 6 BW. Het gaat dan om de vraag of door het eventuele ontbreken van de door de Verzamelwet vereiste informatie, die jaarrekeningen zodanig «in ernstige mate tekortschieten» in het geven van het door de wet vereiste inzicht in de financiële positie van de rechtspersoon, dat over de ontbrekende informatie een extra mededeling bij het Handelsregister gedeponeerd zou moeten worden. Het is aan de rechter om hierover in individuele gevallen te oordelen. Ondernemers kunnen in geval van twijfel hun accountant of andere boekhoudkundige intermediair raadplegen.

Kortom, voor reeds gedeponeerde jaarrekeningen zal er doorgaans geen noodzaak tot correctie bestaan. Voor ondernemingen die nog moeten deponeren, wordt door de KvK in het portaal informatie gegeven over de hiervoor geschetste praktische oplossing. En de wetswijziging wordt ten behoeve van het boekjaar 2019 tijdig verwerkt in de taxonomie.

Lees hier de brief van de Minister voor Rechtsbescherming S. Decker van 26 april 2019.

Micro-, kleine- en middelgrote ondernemingen moeten hun jaarrekening op digitale wijze deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Dat deponeren gebeurt met behulp van administratiesoftware of via de online service ’Zelf Deponeren Jaarrekening’ van de KvK.

In de software en online service bij de KvK kon een wetswijziging uit 2018 niet worden verwerkt, omdat de betrokkenen bij de totstandkoming van de online service en de software niet tijdig vanuit het ministerie van Justitie en Veiligheid zijn geïnformeerd over deze wetswijziging. Daardoor kan het voorkomen dat micro-, kleine en middelgrote rechtspersonen niet alle wettelijk vereiste informatie (hebben) kunnen opnemen in de digitaal bij de Kamer van Koophandel te deponeren jaarrekening.

Het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft een korte handleiding gepubliceerd hoe ondernemers die informatie in de jaarrekening kunnen verwerken, namelijk door deze in de toelichtende velden op te nemen. In de handleiding staat ook informatie over jaarrekeningen die reeds zijn gedeponeerd. Voor het boekjaar 2019 zal de informatie tijdig worden meegenomen in de jaarlijkse aanpassing van de administratiesoftware en de online service van de KvK.

Een korte handleiding

Algemene mededeling over de jaarrekening boekjaar 2018

Met ingang van boekjaar 2016 moeten micro- en kleine ondernemingen hun jaarrekening en bijbehorende jaarstukken op digitale wijze deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Middelgrote ondernemingen moeten dat met ingang van boekjaar 2017. Dat deponeren gebeurt met behulp van administratiesoftware of via de online service “Zelf Deponeren Jaarrekening” van de KvK. Ook als dit door een accountant, boekhoudkantoor of intermediair wordt gedaan.

In de software en online service bij de Kamer van Koophandelkon een wetswijziging uit 2018 niet worden verwerkt, omdat de betrokkenen bij de totstandkoming van de online service en de software niet tijdig vanuit het ministerie van Justitie en Veiligheid zijn geïnformeerd over deze wetswijziging. De wetswijziging betreft zaken die in de balans opgenomen of uitgesplitst moeten worden. In die wetswijziging ontbreekt een aanduiding vanaf welk boekjaar de wetswijzigingen gelden, zodat ze onmiddellijk in werking zijn getreden op 19 september 2018. Daardoor kan het voorkomen dat micro-, kleine en middelgrote rechtspersonen niet alle wettelijk vereiste informatie (hebben) kunnen opnemen in de digitaal bij de Kamer van Koophandel te deponeren jaarrekening. Hieronder volgt een opsomming van die informatie die door de verschillende categorieën rechtspersonen mogelijk in de balans moet worden opgenomen, zonder dat het desbetreffende informatieveld in de administratiesoftware of de online service van de KvK aanwezig is (de artikelen verwijzen naar Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek). De informatie zal in de toelichtende velden moeten worden opgenomen.

Lees ook: Kerncijfers en kengetallen in de jaarrekening, het bestuursverslag en overige informatie bij de jaarstukken

I.          Jaarrekeningen over boekjaar 2017 of eerder

De wetswijziging is in werking is getreden op 19 september 2018, een datum die valt in de een na laatste maand waarin de jaarrekening uiterlijk moet worden opgemaakt. Daarom kan redelijkerwijs niet verwacht worden dat ondernemingen hun jaarrekening over het boekjaar 2017 (of eerder) hadden moeten opstellen volgens de gewijzigde wet.

II.         Jaarrekeningen over boekjaar 2018

Indien de jaarrekening over boekjaar 2018 reeds is vastgesteld en gedeponeerd, zal doorgaans niet gezegd kunnen worden dat door het ontbreken van de desbetreffende informatie de jaarrekening “in ernstige mate tekortschiet” in het geven van het doorde wet vereiste inzicht in de financiële positie van de rechtspersoon. Het deponeren van een extra mededeling over de ontbrekende informatie bij het Handelsregister zal dan ook doorgaans niet nodig zijn (artikel 2:362 lid 6 BW). Raadpleeg bij twijfel de accountant of andere boekhoudkundige intermediair.

Voor zover de jaarrekening over boekjaar 2018 nog niet is gedeponeerd, kan de toe te voegen informatie op de volgende manier met behulp van de administratiesoftware of de online service van de KvK in de jaarrekening opgenomen worden:

Microrechtspersonen:

  • Het totaalbedrag aan langlopende schulden enhet totaalbedrag aankortlopende schulden in de balansdienen te worden uitgesplitst (artikel 2:395a, lid 4).

Verantwoording: de twee totaalbedragen van de lang-en van de kortlopende schulden kunnen worden opgenomenin de toelichting op de jaarverantwoording in het veld "Informatieverschaffing over schulden".

  • Indien de micro-onderneming gebruik heeft gemaakt van de vrijstelling om geen overlopende posten met betrekking tot de overige bedrijfskosten op te nemen, dient ditonderaan de balans vermeldte worden (artikel 2:395a lid 3).

Verantwoording: Deze vermelding kan worden opgenomen in de toelichting op de jaarrekening, in het veld “Informatieverschaffing over aanvullende informatie ten opzichte van artikel 2:395a BW”. Hoewel micro-ondernemingen geen toelichting hoeven te deponeren, wordt de hiervoor genoemde verantwoording, na invulling van de aangegeven velden, automatisch meegenomen in de te publiceren jaarrekening.

Kleine rechtspersonen:

  • Indien er sprake is van “kosten van oprichting en uitgifte van aandelen”, dienen dieopgenomen te worden onder immateriële vaste activa (artikel 2:365 lid 1 onder a).

Verantwoording: De “kostenvan oprichting en uitgifte van aandelen” kunnen worden opgeteld bij de immateriële vaste activa tot één totaalbedrag. Daarnaast kan in het veld voor tekstuele toelichting "Informatieverschaffing over immateriële vaste activa" worden opgenomen dat een totaalbedrag X voor "kosten van oprichting en uitgifte van aandelen" is opgenomen onder immateriële vaste activa (dat wil zeggen dat er één totaalbedrag voor de post immateriële vaste activa staat (incl. eventuele kosten van oprichting en uitgifte van aandelen) en er in de toelichting wordt aangegeven wat de kosten zijn van oprichting en uitgifte van aandelen).

  • Indien er sprake is van “opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal”, dienen die afzonderlijk weergegeven te worden(artikel2:370 lid 1 onder d).

Verantwoording: De “opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal” kunnen worden opgeteld bij de “vorderingen”. Vervolgens kan in het veld voor tekstuele toelichting "Informatieverschaffing over vorderingen"worden opgenomen dat een bedrag X voor "opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal" is opgenomen onder vorderingen.

  • Het totaalbedrag aan langlopende schulden(meer dan vijf jaar)en het totaalbedrag aan kortlopende schulden(meer dan 1 jaar)in de balans dienen te worden uitgesplitst (artikel2:375 lid 2).Verantwoording: In het veld voor tekstuele toelichting "Informatieverschaffing over de looptijd van langlopende schulden"kan worden opgenomen dat de schulden met een bedrag Xeen looptijd hebben met meer dan één jaar en de schulden met een bedrag Y een looptijd hebben van meer dan vijf jaar.

Middelgrote rechtspersonen:

  • Indien vaste activa worden gewaardeerd op actuele waarde, dient voor elke categorie vaste activa de som van de herwaarderingen per balansdatumte worden vermeld, ter vaststelling van de boekwaarde die zou zijn opgenomen als de activa op basis van het kostprijsmodel zouden zijn gewaardeerd (artikel2:368 lid 2 onder a).

Verantwoording: In het veld voor tekstuele toelichting "Informatieverschaffing over de actuele waarde van materiële vaste activa"kan voor elke categorie vaste activa de som van de herwaarderingen per balansdatum worden vermeld.

  • Indien er sprake is van “kosten van oprichting en uitgifte van aandelen”, dienen die opgenomen te worden onder immateriële vaste activa (artikel2:365 lid 1 onder a).

Verantwoording: Bedrag X voor de post "kosten van oprichting en uitgifte van aandelen" kan worden opgenomen in het veld voor "Overige immateriële vaste activa". In het veld voor tekstuele toelichting "Informatieverschaffing over immateriële vaste activa"kan vervolgens worden toegelicht dat bedrag X voor "kosten van oprichting en uitgifte van aandelen"is opgenomen onder "Overige immateriële vaste activa".

Afzonderlijke presentatie van “opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal” (artikel 2:370 lid 1 onder d).

Verantwoording: Bedrag X voor de post "opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal" kan worden opgenomen in het veld voor "Overige vorderingen". In het veld voor tekstuele toelichting "Informatieverschaffing over vorderingen"kan vervolgens worden toegelicht dat bedrag X voor "opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal" is opgenomen onder "Overige vorderingen".

III.        Jaarrekening over 2019

De wetswijzigingen worden meegenomen in de aanpassingen voor de administratiesoftware en de online service van de KvK voor volgende jaren.