UBO-register - Toereikende, accurate en actuele informatie

Geschreven door Lexalert
Foto: dschmieding  

Met het oog op de invoering van het UBO-register in Nederland worden de Handelsregisterwet 2007 en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) aangepast. Dit gebeurt in uitvoering van de vierde anti-witwasrichtlijn. UBO staat voor “ultimate beneficial owner” of uiteindelijke begunstigde. Het UBO-register treedt op 1 januari 2020 in werking.

De vierde antiwitwasrichtlijn verplicht dat vennootschappen en andere juridische entiteiten toereikende,  accurate en actuele informatie over hun UBO’s inwinnen en bijhouden, waaronder detailgegevens over de door de uiteindelijk belanghebbenden gehouden economische belangen.

Accurate en actuele informatie over de uiteindelijk belanghebbende is immers  een bepalende  factor bij het opsporen  van criminelen die hun identiteit anders achter ondoorzichtige juridische structuren kunnen verbergen. In het kader van het verrichten van cliëntenonderzoek door Wwft-instellingen is het ook van groot belang dat vennootschappen en andere juridische entiteiten accurate en actuele UBO-informatie voorhanden hebben, zodat Wwft-instellingen in staat worden  gesteld het cliëntenonderzoek zo nauwkeurig, voortvarend en gedegen mogelijk uit te voeren.

De verplichting tot het inwinnen en bijhouden van UBO-informatie onderscheidt zich nadrukkelijk van de verplichting voor vennootschappen en andere juridische entiteiten tot het registreren van UBO-informatie in een centraal register,  zoals opgenomen in de Handelsregisterwet 2007.

De Wwft  bepaalt dat instellingen, die onder de werking van de Wwft  vallen, onderzoek dienen te verrichten naar hun cliënten en de achtergrond en het doel van een beoogde zakelijke relatie of transactie. Daarmee moeten de instellingen voorkomen dat hun dienstverlening wordt misbruikt voor het witwassen van geld of voor het financieren van terrorisme en transacties  herkennen  die in dat opzicht als ongebruikelijk moeten worden  aangemerkt.  In het kader van dit cliëntenonderzoek is het van belang dat vennootschappen en juridische entiteiten toereikende, accurate en actuele informatie betreffende hun uiteindelijk belanghebbenden inwinnen en bijhouden. Hierdoor faciliteren zij Wwft-instellingen, die voor hen een transactie  verrichten of met wie zij een zakelijke relatie aangaan, om het cliëntenonderzoek op een juiste, risicogebaseerde wijze uit te voeren.

De verplichting tot het inwinnen en bijhouden van UBO-informatie geldt voor de volgende  vennootschappen en andere juridische entiteiten:

  • besloten  vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of een naamloze vennootschap, niet zijnde een vennootschap die als uitgevende instelling is onderworpen aan openbaarmakingsvereisten als bedoeld  in richtlijn nr. 2004/109/EG van het Europees Parlement en de Raad van 15 december 2004 betreffende transparantievereisten die gelden voor informatie over uitgevende instellingen waarvan  effecten tot de handel op een gereglementeerde markt zijn toegelaten  en tot wijziging van Richtlijn 2001/34/EG (PbEU 2004, L 390), dan wel aan vergelijkbare internationale standaarden, met inbegrip van een 100 procent dochtermaatschappij van een dergelijke vennootschap;
  • Europese naamloze vennootschap;
  • Europees economisch samenwerkingsverband;
  • Europese coöperatieve vennootschap;
  • coöperatie;
  • onderlinge waarborgmaatshappij;
  • vereniging;
  • vereniging met volledige rechtsbevoegdheid;
  • vereniging zonder volledige rechtsbevoegdheid;
  • vereniging van eigenaars;
  • kerkgenootschap;
  • overige  privaatrechtelijke rechtspersonen;
  • stichting;
  • maatschap;
  • commanditaire vennootschap;
  • vennootschap onder firma; en
  • rederij.

Met betrekking  tot de vraag wat onder «toereikende, accurate en actuele UBO-informatie» precies moet worden  verstaan, geeft de richtlijn alleen aan dat hieronder moet worden  begrepen  de detailgegevens over de door de uiteindelijk belanghebbenden gehouden economische belangen.

Omwille van eenduidigheid zal onder «toereikende, accurate en actuele UBO-informatie» in de wet worden  verstaan: alle informatie die in het kader van de registratieplicht van UBO-informatie (als bedoeld  in artikel 15a van de Handelsregisterwet 2007) moet worden  ingeschreven in het handelsregister. Dit betekent dat alle UBO-registratieplichtige vennootschappen en andere juridische entiteiten de navolgende informatie over hun uiteindelijk belanghebbenden moeten inwinnen, bijhouden en derhalve ook voorhanden moeten hebben:

  • naam;
  • volledige geboortedatum;
  • geboorteland;
  • adres (inclusief woonstaat);
  • nationaliteit;
  • indien  dat is toegekend  het burgerservicenummmer (BSN), en – indien dat is toegekend  door de woonstaat van de UBO – een buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
  • afschrift van documentatie op grond  waarvan  de identiteit van de UBO is geverifieerd;
  • de aard en omvang van het door de uiteindelijk belanghebbende gehouden economische belang; en
  • afschrift van documentatie waarmee  wordt onderbouwd waarom een persoon  de status van UBO heeft en waarmee  de aard en omvang van het door de UBO gehouden economische belang wordt aangetoond.

Omdat vennootschappen en andere juridische entiteiten in veel gevallen afhankelijk  zijn van hun UBO’s voor het kunnen inwinnen en bijhouden van de gevraagde  gegevens over die UBO’s, wordt in de Wwft  een meewerkverplichting voor de UBO opgenomen. Overtreding van deze verplichting wordt strafbaar gesteld in de Wet op de economische delicten.

Verder is ook in een terugmeldplicht voorzien. Deze terugmeldplicht houdt in dat Wwft-instellingen en – onder omstandig heden – bevoegde autoriteiten verplicht zijn om melding aan de Kamer van Koophandel te doen van iedere discrepantie die zij aantreffen tussen de informatie over uiteindelijk belanghebbenden in het handelsregister en de informatie over uiteindelijk belanghebbenden waarover  zij beschikken. Door deze terugmeldplicht steunt de registratie van UBO’s in het handelsregister dan niet enkel op zelfrapportage, hetgeen bijdraagt aan het doel dat de informatie in het handelsregister over UBO’s toereikend, accuraat en actueel is. Deze verplichting geldt op grond  van de richtlijn niet voor de Financiële inlichtingen eenheid (FIU-Nederland).

Meer weten over het UBO-register: